Als ondernemer betaal je via de aangifte inkomstenbelasting belasting over de behaalde winst. Je winst is de som van de omzet die je hebt gedraaid minus de zakelijke uitgaven die je hebt gedaan. Het is daarom verstandig om deze kosten op te nemen in de boekhouding. Welke kosten precies zakelijk aftrekbaar zijn en hoe dat werkt lees je in deze blog.
Definitie van zakelijke kosten
Over zakelijke kosten zegt de Belastingdienst het volgende: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’ In principe zijn dus alle uitgaven die nodig zijn om jouw beroep uit te kunnen oefenen aftrekbaar. De Belastingdienst bemoeit zich hier over het algemeen niet mee en verwacht dat jij als ondernemer kunt aantonen dat de kosten die je hebt gemaakt van belang zijn. Je bent dus vrij om te bepalen welke kosten je maakt en hoeveel, zolang deze binnen de grenzen van het redelijke blijven.
Directe en indirecte kosten
Welke kosten voor jouw onderneming van belang zijn bepaal je dus zelf. Uiteraard verschilt dit per beroep. Zo is het waarschijnlijk dat je als kunstenaar meer gereedschap nodig hebt dan bijvoorbeeld een social media-expert. Kosten die je maakt om jouw product of dienst te creëren of aan te bieden noemen we directe kosten. Denk hierbij aan productiekosten zoals materialen of bepaalde software, maar ook de aanschaf van een voorraad. Ook werk dat jij uitbesteedt aan derden valt hieronder.
De indirecte kosten zullen voor veel ondernemers juist hetzelfde zijn. Dit zijn kosten die je maakt op de achtergrond, zoals:
- Zakelijke telefoongesprekken
- Zakelijk internetgebruik
- Huur van kantoor of winkelruimte
- Zakelijke verzekeringen
- Reiskosten (OV en zakelijke kilometers)
- Kosten voor de hosting van je website
Investeringen
Sommige uitgaven mag je niet in één keer aftrekken van je winst. Dit zijn bedrijfsmiddelen zoals een laptop of andere apparatuur met een waarde van minimaal € 450 exclusief btw. Dit zijn investeringen. Deze kosten moeten worden afgeschreven over een periode van tenminste 5 jaar. Dit betekent dat je de kosten spreidt en ieder jaar 20% van de kosten aftrekt van je winst.
Beperkt en niet aftrekbare kosten
Er zijn ook kosten waar een beperking op zit en die daarom niet in hun geheel aftrekbaar zijn. Hierbij gaat het voornamelijk om kosten waar je privé ook baat bij hebt. Consumptiekosten bijvoorbeeld; uitgaven in de horeca waar je bent met zakelijke relaties of representatiekosten zoals relatiegeschenken. Ook autokosten zijn beperkt aftrekbaar, mits de auto op de zaak staat. Daarnaast heeft de Belastingdienst ook een lijst met kosten die niet aftrekbaar zijn zoals:
- Kleding (met uitzondering van echte werkkleding)
- Persoonlijke verzorging
- Geldboetes
- Algemene literatuur
Kosten in jouw vakgebied
Het is dus belangrijk om bij te houden welke kosten je waarvoor maakt en na te gaan in hoeverre deze zakelijk zijn. Ongetwijfeld maken de beperkingen en uitzonderingen dit soms wat lastig. Kijk daarom eens om je heen en praat met collega’s uit jouw vakgebied over welke zakelijke kosten zij opgeven. En gebruik altijd je eigen gezonde verstand voordat je de kosten opgeeft. Als je twijfelt kun je natuurlijk ook altijd je boekhouder raadplegen.
