Wanneer je met een klus bezig bent kan het zijn dat je verschillende kosten maakt. Denk hierbij aan reiskosten, zoals taxiritjes of kilometers, maar bijvoorbeeld ook aan materialen, literatuur of verzendkosten. Als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat jij deze kosten achteraf mag doorbelasten komen ze op je factuur. Hoe verwerk je dit in je administratie?
Verwerken in de administratie
Doorbelaste kosten zijn kosten die jij maakt om de opdracht uit te voeren en waarvan je met de opdrachtgever hebt afgesproken dat hij deze aan jou vergoedt. Word je bijvoorbeeld ingehuurd voor het maken van een muurschildering, dan spreek je waarschijnlijk een vast honorarium af voor het creëren hiervan. Daarnaast heb je de afspraak dat degene die jou heeft ingehuurd de materialen en reiskosten betaalt. De hoogte van deze kosten weet je natuurlijk pas achteraf. De kosten die je maakt zijn voor jou gewoon zakelijke kosten. Dat wil zeggen dat je deze opneemt in je boekhouding en ze aftrekbaar zijn in de administratie. De btw mag je terugvorderen en de bon bewaar je. So far, so good.
Verwerken op de factuur
De opdracht is klaar en je gaat de factuur opstellen. Maar hoe zet je deze doorbelaste kosten daarop en hoe zit het met de btw? In de hoofdregel reken je over onkosten altijd btw aan je opdrachtgever. Ze zijn namelijk onderdeel van de prestatie. Je pakt hiervoor het btw-percentage dat geldt voor de hoofdactiviteit op de factuur, ook als de onkosten een ander btw-percentage hebben. Je rekent dus één percentage over het totaal. Voor de kosten pak je het bedrag exclusief btw. Dit is, na het terugvorderen van de btw, het bedrag dat jij ook hebt betaald. Zijn het kosten waarover jij geen btw kan of mag terugvorderen? Dan mag je de prijs inclusief btw gebruiken.
Voorbeeld met 21% btw
De eerder genoemde muurschildering is belast met 21% btw. Je hebt een honorarium afgesproken van €2.000. De materialen die je hiervoor aanschaft zijn €500 inclusief 21% btw en het treinkaartje is €25,00 inclusief 9% btw.
Bij het doorbelasten van kosten worden vaak fouten gemaakt bij het verwerken van de btw. Er wordt bijvoorbeeld wel btw berekend over de dienst, maar niet over de onkosten. Of er wordt over de onkosten een ander btw-tarief gerekend dan over de hoofdactiviteit. Terwijl de basisregel dus eigenlijk heel simpel is: zijn de kosten ondergeschikt aan de dienst? Dan reken je één btw-percentage over het geheel. Wil je zeker weten dat dit goed gaat? Raadpleeg dan je boekhouder!
