Om maar meteen met de deur in huis vallen: een auto op de zaak is vaak niet zo voordelig als je misschien denkt. Je moet een behoorlijke administratie bijhouden van al je gereden ritten of je krijgt te maken met een bijtelling. Dit betekent kort gezegd dat je meer autokosten moet maken dan de hoogte van de bijtelling om er überhaupt voordeel aan te hebben. Ook moet je voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting afzonderlijk bepalen of de auto op de zaak staat.
Wanneer een auto op de zaak zetten?
Simpel gezegd is zakelijk rijden verstandig wanneer de kosten die je maakt hoger zijn dan de bijtelling. Alleen op deze manier zul je er een voordeel uithalen. Het is overigens niet zo dat je er anders direct een nadeel aan zult hebben; de maximale bijtelling die je moet toepassen is nooit hoger dan de werkelijk gemaakte kosten. Je hoeft er dus niet op in te leveren. Maar in het geval van een hoge bijtelling kan het misschien verstandiger zijn om privé te rijden, omdat je dan per gemaakte kilometer kosten mag opvoeren in je administratie. Dit voordeel kan vaak hoger uitvallen.
Bijtelling
De bijtelling houdt in dat er een vastgesteld bedrag wordt gebruikt om het privégebruik te compenseren. Aan de ene kant geef je dus kosten op die je winst verlagen en aan de andere kant komt er een bijtelling die de winst weer verhoogt. Hetzelfde geldt voor de btw: over de kosten die je maakt vorder je deze terug en via de bijtelling draag je de btw over het privégebruik weer af.
Er zijn twee soorten bijtellingen: een bijtelling voor de inkomstenbelasting en een bijtelling voor de omzetbelasting (btw). Deze bijtellingen staan los van elkaar en daarom kun je ervoor kiezen om de auto bijvoorbeeld wél voor de inkomstenbelasting op de zaak te zetten, maar niet voor de omzetbelasting. Voor beide situaties kun je berekenen wat in jouw geval het meest voordelig is. Deze keuze is bindend en mag je maar één keer maken: bij de start van je onderneming of bij de aanschaf van de auto. Het is dus belangrijk dat je alle opties goed afweegt voor je een keuze maakt.
Inkomstenbelasting
Als je de auto voor meer dan 90% zakelijk gebruikt, dan moet deze voor de inkomstenbelasting op de zaak. Rijd je de auto voor minder dan 10% zakelijk, dan mag de auto niet op de zaak. Voor alle situaties daartussenin heb je zelf de keuzemogelijkheid. Veel ondernemers met een auto vallen in deze laatste categorie. Zij hebben drie mogelijkheden:
1. Je zet de auto niet op de zaak
Je rijdt de auto voor minder dan 10% zakelijk óf je rijdt de auto voor minder dan 90% zakelijk en je kiest ervoor de auto niet op de zaak te zetten. In dit geval mag je € 0,23 cent per zakelijke kilometer opgeven als kosten. Deze keuze is bij veel ondernemers populair: er is een direct fiscaal voordeel van € 0,23 cent per zakelijke kilometer en de enige administratie die bijgehouden hoeft te worden is het aantal gereden zakelijke kilometers.
2. Je zet de auto wel op de zaak en rijdt per jaar meer dan 500 kilometer privé
In dit geval mag je alle gemaakte autokosten opgeven in je administratie en krijg je te maken met een bijtelling. Bij auto’s tot en met 15 jaar oud is de standaardbijtelling van toepassing. Deze is voor bijna alle auto’s 22% van de cataloguswaarde. Voor auto’s ouder dan 15 jaar, de zogenaamde youngtimer, gelden andere regels. De bijtelling wordt niet berekend over de cataloguswaarde, maar over de dagwaarde van de auto. Deze bijtelling bedraagt 35%.
Voor volledig elektrische auto’s geldt in 2023 een bijtelling van 16% tot een waarde van € 30.000. Daarboven wordt het reguliere percentage van 22% gehanteerd.
3. Je zet de auto wel op de zaak en rijdt per jaar minder dan 500 kilometer privé
In dit geval mag je alle gemaakte autokosten opgeven in je administratie en krijg je niet te maken met een bijtelling. Je zult echter wel een sluitende kilometerregistratie moeten bijhouden om dit aan te tonen. Hierin moet minimaal het volgende zijn opgenomen:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres
- De route die je hebt gereden, mits het niet de meest gebruikelijke route betreft
- Of de rit privé of zakelijk is
- Het aantal privékilometers wanneer tijdens een rit zowel privé als zakelijk wordt gereden
Omzetbelasting
Ook voor de omzetbelasting heb je de keuze om de auto wel of niet op de zaak te zetten. Grofweg zijn er ook hier drie mogelijkheden: geheel zakelijk, gedeeltelijk zakelijk mét administratie en gedeeltelijk zakelijk zonder administratie.
1. Geheel zakelijk
De auto is voor de omzetbelasting geheel zakelijk wanneer er minder dan 500 kilometer per jaar privé mee wordt gereden. In dat geval mag je alle betaalde btw op de autokosten terugvorderen. Houd er wel rekening mee dat woon-werkverkeer als privé wordt gezien voor de omzetbelasting. Als je hierdoor boven de 500 kilometer uitkomt kan dit ervoor zorgen dat je alsnog een bijtelling moet rekenen.
2. Gedeeltelijk zakelijk met administratie (geen bijtelling)
Als je zorgvuldig bijhoudt hoeveel kilometers je zakelijk en privé hebt gereden mag je over het zakelijk percentage van de kilometers de btw terugvorderen. Je moet dit wel kunnen onderbouwen met een bewijs van je kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar.
3. Gedeeltelijk zakelijk zonder administratie (wel bijtelling)
Heb je geen zin om bij te houden hoeveel kilometers je zakelijk en privé rijdt? Dan kun je terugvallen op de bijtelling. Voor een auto waar je btw over hebt betaald bij de aanschaf is de bijtelling 2,7%. Is het een marge, oftewel tweedehands, auto? Dan is de bijtelling 1,5%. In beide gevallen wordt deze bijtelling berekend over de cataloguswaarde.
Afweging auto wel of niet op de zaak zetten
Er zijn een aantal belangrijke vragen die je jezelf moet stellen voor je beslist of je je auto wel of niet op de zaak moet zetten:
- Hoeveel kilometers rijd je zakelijk en hoeveel privé?
- Wat voor auto heb je? Jaartal? Benzine of elektrisch?
- Heb je een dure auto? (Een dure auto is hoger in bijtelling)
- Verwacht je op jaarlijkse basis veel autokosten te maken?
- Heb je zin om de administratie bij te houden van alle ritjes die je maakt?
Met deze informatie kun je grofweg bepalen welke situatie het beste bij jou past voor zowel de inkomsten- als de omzetbelasting. In essentie komt het erop neer dat een auto op de zaak voordelig is wanneer je óf minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt óf de bijtelling lager is dan de autokosten die je maakt. Daarnaast is het verstandig om na te gaan of het misschien voordeliger is om € 0,23 cent per zakelijke kilometer op te geven. Dat kan een hoop tijd en gedoe schelen!
