Het einde van het jaar is in zicht. Hét moment om de zaken op orde te brengen en 2025 goed voorbereid in te gaan. Met deze checklist zorg je ervoor dat je administratie helemaal compleet is en klaar om aan je boekhouder over te dragen.
- Verzamel alle door jou verstuurde facturen en zorg dat deze zijn geüpload naar je administratie. Controleer ook meteen of je facturen betaald zijn, of werk de betaaldatum bij. Loop de nummering van de facturen na: als er factuurnummers ontbreken, ontbreken er waarschijnlijk ook inkomsten. Als de missende factuurnummers er nooit zijn geweest, zorg dan in elk geval dat dit te verklaren is en geef het door aan je boekhouder.
- Upload alle zakelijke uitgaven naar je administratie en voeg de bonnetjes en facturen toe ter onderbouwing. Zonder bon (of bij uitzondering een bankafschrijving) is het lastig vast te stellen of de uitgave daadwerkelijk is gedaan. Bovendien mag je geen btw terugvragen als je geen bon of factuur met btw-specificatie hebt.
- Heb je alle terugkerende maandelijkse kosten, zoals telefoon- of internetkosten, ingevoerd? Zijn het er echt twaalf in totaal, dus één factuur per maand?
- Let erop dat je een privé correctie toepast op internet- en telefoonkosten, ervan uitgaande dat je jouw telefoon en internet ook privé gebruikt. Het is aan jezelf om een percentage te bepalen voor het zakelijk gebruik. Pas dit percentage toe op het totaalbedrag en vermeld dit percentage ook in de omschrijving.
- Vergeet ook niet om andere automatische afschrijvingen waar je geen factuur van krijgt, zoals bankkosten of de huur van je kantoor, op te nemen. Beschik je niet over een factuur of betaalbewijs, dan kun je ook een kopie van je huurcontract of een bankafschrijving toevoegen.
- Als je geen auto op de zaak hebt staan, maar je wel zakelijke kilometers maakt met je privéauto (of fiets), dan mag je een kilometervergoeding toevoegen aan je administratie. Je moet dan wel een kilometerregistratie kunnen laten zien; deze voeg je toe als onderbouwing. Tel het totaal aantal kilometers bij elkaar op en vermenigvuldig dit met €0,23. Vervolgens vul je dit bedrag in bij het totaalbedrag en selecteer je ‘geen btw’.
- Dubbelcheck altijd alle grote zakelijke uitgaven, zoals de aanschaf van een computer, fototoestel, fiets of vliegtickets. Het zou zonde zijn als je deze vergeet toe te voegen aan je administratie!
- Daarnaast is het einde van het jaar hét moment om te kijken of het loont om nog investeringen te doen. Als je in 2024 voor meer dan €2.801 exclusief btw hebt geïnvesteerd, kun je namelijk gebruikmaken van een extra aftrekpost: de KIA. Dus zit je nu nog net onder die grens, dan kan het aantrekkelijk zijn om zakelijk nog een extra investering te doen voor het einde van het jaar.
- Doen wij dit jaar voor het eerst jouw aangifte inkomstenbelasting en heeft een andere boekhouder het vorige boekjaar afgerond, voeg dan de jaarrekening van 2023 en de aangifte inkomstenbelasting 2023 toe bij de vragen over jouw zakelijke gegevens. Zijn er eerder investeringen met afschrijvingen geweest? Zorg er dan ook voor dat er een heldere activastaat is. Soms is deze al verwerkt in de jaarrekening. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het goed om deze apart op te vragen bij je vorige boekhouder.
Heb je vragen of twijfel je ergens over, dan kun je binnen ons systeem klikken op ‘Meer informatie’ bij de gestelde vragen met betrekking tot de zakelijke gegevens en de inkomstenbelasting. Uiteraard kan je ook altijd bij je boekhouder terecht. Happy fresh financial year!
