Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van leveranciers door KeesdeBoekhouder B.V. en/of haar dochtermaatschappijen, waaronder Founders Finance B.V., Backseat Surfer B.V. en KeesdeBoekhouder Office B.V. (hierna gezamenlijk te noemen: KeesdeBoekhouder).
KeesdeBoekhouder vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van uw persoonsgegevens dan ook serieus. KeesdeBoekhouder heeft daarom onder andere deze privacyverklaring opgesteld.
Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop KeesdeBoekhouder uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren onze Leveranciers met wie wij samenwerken door deze privacyverklaring op onze website te plaatsen en daar in de overeenkomsten en het contact met de contactpersonen van Leveranciers naar te verwijzen.
Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Over ons
KeesdeBoekhouder, gevestigd aan de Nieuwe Teertuinen 25a (1013 LV) te Amsterdam is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van jou ontvangen doordat u de contactpersoon bent van een leverancier van KeesdeBoekhouder.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende doelen.
1. Voor het afwikkelen van bestellingen en opdrachten (dagelijkse bedrijfsvoering)
Wat houdt dit doel in?
Voor het uitvoeren en afwikkelen van onze bestellingen en opdrachten bij u als Leverancier (het uitvoeren van onze dagelijkse bedrijfsvoering) verwerken wij persoonsgegevens van bijvoorbeeld uw contactpersonen. Deze gegevens helpen ons om u de juiste informatie aan te leveren voor het plaatsen van een bestelling of het geven van een opdracht. Ook voor de financiële afhandeling kunnen we eventueel persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld als u handelt vanuit een personenvennootschap. De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Naam, aanhef, functie, telefoonnummer, KvK nummer, werkgever, emailadres, adresgegevens, rekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt.
2. Voor het onderhouden van een goede relatie
Wat houdt dit doel in?
Wij waarderen het dat u producten of diensten aan ons levert. Om onze waardering te kunnen tonen verwerken wij een aantal gegevens van u, bijvoorbeeld om u een op belangrijke momenten, met kerst of eindejaar een attentie te kunnen sturen. Mocht u dit niet op prijs stellen dan kan u dit altijd aan ons doorgeven via: [e-mail of telefoonnummer]. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede leveranciersrelatie (artikel 6 (1) f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Naam, aanhef, adresgegevens en informatie over de persoonlijke omstandigheden en -voorkeuren die u of uw contactpersoon tijdens onze leveranciersrelatie aan ons verstrekt en die voor dit doel relevant zijn.
3. Communicatie doeleinden
Wat houdt dit doel in?
U bent een leverancier met wie wij graag samenwerken en/of die bepaalde goederen of diensten levert. Om te zorgen dat wij u kunnen voorzien van relevante informatie verwerken wij gegevens van u zodat we met u contact op kunnen nemen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail en eventueel functie.
Uw rechten
U hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met uw gegevens doen en waarom we uw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage (als u wilt weten welke gegevens we van u verzamelen);
- Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
- Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw gegevens te verwijderen);
- Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag u ons vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken);
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als u wilt kunnen we uw gegevens doorgeven aan een andere partij of u een kopie van uw gegevens geven);
- Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens).
Wil je gebruik maken van een van uw rechten, dan kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar support@keesdeboekhouder.nl. We reageren altijd binnen een maand op uw verzoek.
Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?
In een aantal gevallen verstrekken wij uw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen uw persoonsgegevens te verwerken. Maar ook in het kader van de uitvoer van onze werkzaamheden aan eventuele partners met wie wij samenwerken. We zullen uw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.
Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van uw persoonsgegevens, mogen uw gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen uw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.
KeesdeBoekhouder is wettelijk verplicht om sommige persoonsgegevens te delen met overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst. Het kan ook noodzakelijk zijn dat KeesdeBoekhouder uw persoonsgegevens moet overdragen om de wettige rechten van KeesdeBoekhouder te beschermen, opnieuw in overeenstemming met de relevante wetgeving.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met:
- Accountantskantoor. Voor het uitvoeren van onze (jaar)controles.
- ICT dienstverleners. Tijdens het onderhouden, beheren en ondersteunen van onze systemen en applicaties kunnen zij beperkt toegang hebben tot verschillende persoonsgegevens. Wij zullen altijd van te voren geconsulteerd worden.
- (Juridisch) Adviseurs. Dat kan zijn in het kader van een mogelijke transactie of bij het inwinnen van (juridisch) advies.
We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om uw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) uw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.
Hoe beschermen we uw gegevens?
Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van uw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.
Contact en klachten
Als u vragen heeft over dit privacy statement of uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@keesdeboekhouder.nl.
Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij uw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Amsterdam, Juni 2022
